Apesar de esses fatores variarem de acordo com a necessidade de cada empresa, podemos resumir mais ou menos da seguinte forma:

1. QUALIDADE DO ATENDIMENTO

• Na própria fase de obtenção de proposta, já é possível ter alguma impressão inicial em relação ao atendimento da empresa;
• Verifique se as pessoas com quem você tem o contato inicial sabem ouvir e compreender as suas necessidades;
• Verifique como a contabilidade acompanha o nível de qualidade no atendimento no dia-a-dia (ex: pesquisas de satisfação, departamento de qualidade, certificação ISO 9001, etc.);
• Verifique se o escritório atende outras empresas com o mesmo nível de complexidade que a sua e, principalmente, há quanto tempo (as empresas que possuem um atendimento de qualidade normalmente cultivam relacionamentos de longo prazo);
• Visite o escritório de contabilidade e observe a forma com que as pessoas se relacionam e trabalham.
• A excelência no atendimento ao cliente é uma característica que deve permear todos os níveis de uma organização. Se você tiver oportunidade, converse com outras pessoas da equipe, desde a recepcionista até o diretor da empresa para sentir o nível de comprometimento da equipe com os clientes.

2. VELOCIDADE DO ATENDIMENTO

• Verifique se existe algum procedimento padrão na resposta às solicitações (por exemplo, dentro de 24 horas após a solicitação);
• Verifique com quanto tempo de antecedência são enviadas as guias de recolhimento de impostos e, principalmente, como esse prazo é controlado e acompanhado no dia-a-dia;
• Verifique a quantidade de clientes que o escritório atende em relação à quantidade de colaboradores (quanto maior a quantidade de clientes por colaborador, maior tende a ser a dispersão no atendimento).

3. COMPETÊNCIA TÉCNICA DA EQUIPE

• Verifique o currículo dos sócios do escritório de contabilidade;
• Verifique quais os serviços prestados pelo escritório além da contabilidade, fiscal e folha de pagamento (ex: as empresas que prestam serviços de consultoria tributária ou auditoria provavelmente possuem uma equipe técnica mais qualificada);
• Verifique se o escritório atende empresas de alta complexidade (ex: empresas do lucro real, empresas estrangeiras, empresas auditadas, etc.);
• Verifique se a empresa possui certificações relacionadas à qualidade dos serviços (ex: ISO 9001);
• Verifique se a estrutura do escritório de contabilidade é robusta (os escritórios de contabilidade mais competentes normalmente crescem e desenvolvem uma robustez compatível com o nível de clientes que atendem).

4. MÉTODO DE TRABALHO

• Verifique se o escritório realiza a contabilidade das empresas mensalmente;
• Verifique como é realizada a entrega e retirada de documentos físicos;
• Procure um contador que disponibilize um serviço de envio e retirada de documentos e, melhor ainda, sem custo extra para sua empresa.
• Verifique se a contabilidade mantém um Sistema de Gestão da Qualidade;
• Verifique se a empresa é certificada por algum órgão competente (ex: ISO 9001) e se mantém uma equipe para fazer o controle de qualidade dos processos afim de assegurar um elevado padrão de qualidade.

5. TRADIÇÃO DA EMPRESA

Você que é empreendedor sabe como é difícil construir uma empresa de sucesso. E mais importante do que construir, é manter. E, por isso, acreditamos que um bom escritório de contabilidade deve possuir alicerces sólidos, com um grupo de gestores competentes, com uma equipe de profissionais treinados e alinhados com o propósito da empresa.

6. MODERNIDADE DOS PROCESSOS INTERNOS

Ter uma contabilidade com processos automatizados pode te trazer inúmeros benefícios:

• Maior rapidez no processamento de informações e geração de relatórios;
• Menor margem de erro em processos manuais;
• Menor burocracia e menor uso de papel;
• Maior praticidade no envio de informações ao escritório;
• Maior segurança e agilidade no recebimento de documentos.

Temos convicção que seguindo os passos descritos acima, você terá os elementos necessários para tomar uma decisão segura e consciente.

Ficou com alguma dúvida? Venha conversar conosco e podemos te mostrar na prática Como Nós Trabalhamos!